Back-office support voor freight forwarders
Uw ops-team, minus
de papierwerkachterstand.
Cargohelp Ops verzorgt het terugkerende administratieve werk achter elke zending — tariefopvolging, documentatie, facturatie en klantupdates — voor freight forwarders in de Benelux. Gevestigd in Antwerpen, binnen uw uren, in het Nederlands, Frans of Engels.
Wat wij van uw bord nemen
Back-officediensten voor freight forwarders
Kies één taakcategorie als proef, of geef de volledige back office uit handen. Elke dienst hieronder kan zelfstandig of gecombineerd draaien.
Tarief- & offertebeheer
Tariefaanvragen geregistreerd, offertes opgesteld op basis van uw tarievenblad, en opvolging verstuurd — zodat inkomende aanvragen nooit onbeantwoord blijven.
Documentatieverwerking
Cognossementen, paklijsten, facturen en douanepapieren gecontroleerd, georganiseerd en gearchiveerd per zendingsdossier.
Facturatie & billing support
Facturen tijdig opgesteld, vrachtfacturen gecontroleerd tegen carriertarieven, en afwijkingen gesignaleerd voor ze een geschil worden.
Statusupdates van zendingen
Carrier- en havendata omgezet in duidelijke statusupdates voor uw klanten — verstuurd op uw ritme, in uw stijl.
Afhandeling klantvragen
Eerstelijns e-mail- en WhatsApp-antwoorden voor routinevragen, zodat uw ops-team enkel de uitzonderingen ziet die een beslissing vereisen.
Boekings- & systeeminvoer
Zendingsgegevens ingevoerd en consistent gehouden in uw TMS of ERP, zodat er minder manueel herwerk nodig is.
KPI- & volumerapportage
Wekelijkse of maandelijkse overzichten van offerte-naar-boeking-ratio's, tijdige documentatie en volume per route of klant.
Odoo / ERP-opzet & support
Configuratie, automatisatie en doorlopende ondersteuning voor uw operationeel systeem — gebaseerd op onze eigen ERP-consultancy-ervaring.
Piekseizoen-overflowdesk
Extra handen bij volumepieken of personeelstekort, afgebakend voor een vaste periode zonder permanente aanwerving.
Waarom niet gewoon offshore
Zelfde prijsklasse voor routinetaken, zonder de wrijving
Offshore BPO wint op pure uurkost. Voor forwarders die Nederlands- of Franstalige klanten bedienen binnen CET-kantooruren, wordt die besparing vaak opgegeten door overdrachtsvertragingen en vertaalheen-en-weer. Hier is de praktische afweging.
| Factor | Offshore BPO | Cargohelp Ops |
|---|---|---|
| Overlap in tijdzone | Deels, vaak avondoverdracht | Volledige CET-overlap |
| Nederlandse / Franse documenten | Meestal eerst vertaald | Rechtstreeks verwerkt |
| Klantgesprekken | Zelden, taal-/accentdrempel | Kan rechtstreeks aansluiten |
| Opstarttijd | Weken, grotere teaminwerking | Dagen, één aanspreekpunt |
| Minimale verbintenis | Vaak contractgebonden | Proefomvang mogelijk |
Werkwijze
Van eerste gesprek tot een draaiende back office
Wij starten smal, bewijzen de fit, en breiden dan de scope uit — geen lange aanbestedingsprocedure nodig.
Intakegesprek
30 minuten om uw huidige knelpunt te begrijpen — offerteachterstand, documentatiefouten of facturatievertraging — en te bepalen welke dienst het best als eerste past.
Proefomvang
Wij nemen één taakcategorie op voor een afgebakend volume of periode, met uw bestaande sjablonen en systemen.
Evaluatie & bijsturing
Een korte check-in om nauwkeurigheid, doorlooptijd en communicatiestijl te bevestigen voor we het volume opschalen.
Scope uitbreiden
Taakcategorieën of uren toevoegen naar behoefte — sales support, documentatie, facturatie of volledige back office.
Veelgestelde vragen
Vragen die forwarders vaak stellen
Wat doet een back-office service voor freight forwarders precies?
Het omvat het terugkerende administratieve werk achter elke zending: tariefaanvragen, offertes opstellen, boekingsbevestigingen, documenten verzamelen en controleren, facturatie en statusupdates naar klanten — zodat uw operationeel team zich kan focussen op carrierrelaties en uitzonderingen in plaats van papierwerk.
Waarom een Benelux-gebaseerde partner in plaats van een offshore BPO?
Offshore teams zijn goedkoper per uur, maar brengen een tijdzoneverschil en taalbarrière met zich mee voor Nederlands- of Franstalige klanten en partners. Een Benelux-team werkt binnen uw uren, leest lokale documentatie zonder vertaalvertraging en kan rechtstreeks aansluiten bij klantgesprekken.
Is er een minimale contractduur?
Nee. Samenwerkingen starten doorgaans met een proefomvang op een beperkt volume of één taakcategorie, en worden pas uitgebreid wanneer de fit bevestigd is.
Kunnen jullie werken binnen ons eigen TMS of ERP?
Ja. Wij werken binnen de systemen die u al gebruikt, en kunnen ook specifiek Odoo configureren of uitbreiden als dat uw platform is.